1.  Voto: As Quotas Preferenciais não gozarão de direito a voto, exceto nas assembleias de sócios que forem convocadas para deliberar sobre a extinção ou modificação do regime dessas quotas.

 

2. Da Convocação: As reuniões e assembleias de sócios poderão ser realizadas de forma digital, por videoconferência, e podem ser convocadas via endereço eletrônico oficial da sociedade. Sugerimos a criação de um e-mail somente para este fim que será divulgado (Anexo I – Modelo de Convocação por E-mail) para os sócios e controlado pelo administrador da sociedade.

 

• • O e-mail de convocação deve conter todas as matérias constantes da ordem do dia a que se refere e conforme as normas do contrato, acordo de sócios/ acionistas, estatuto social ou regimento interno da sociedade, os quais esclarecem os temas relacionados à convocação, instalação e deliberação das reuniões e assembleias.
  • O e-mail de convocação deve oferecer uma forma de visualizar a lista detalhada de documentos exigidos para admissão de sócios ou representantes na reunião ou assembleia (Anexo II – Modelo Corpo de E-mail).

 

3. Da Notificação: A notificação poderá ser enviada nas contas de e-mail de cada um dos sócios, permitindo a visualização por computador ou devices de sua preferência que esteja conectado à internet (Anexo II – Modelo Corpo de E-mail).

 

4. Da Ciência: Além da possibilidade de o anúncio de convocação da assembleia de sócios será publicado por três vezes, a ciência de notificação e convocação de reuniões e assembleias será manifestada pelos sócios através de confirmação de recebimento e leitura do e-mail recebido. Sugerimos que a convocação seja reforçada por mensagem via WhatsApp, informando que cópia daquela comunicação foi enviada ao e-mail cadastrado do sócio.

 

5. Das Informações: Quando a convocação for realizada via e-mail, este conterá todos os documentos pertinentes da reunião ou assembleia, dando integral conhecimentos aos sócios das deliberações a serem realizadas, inclusive poderá conter um endereço eletrônico na rede mundial de computadores (link) ou QR Code onde serão disponibilizadas mais informações como documentos para consulta dos sócios que desejarem e inclusive o link e senha para acesso no dia da assembleia.

 

6. Da Admissão: A sociedade poderá exigir para admissão dos sócios na assembleia um documento de identificação ou, em caso de representação, exigir procuração com firma reconhecida, acompanhada de um documento de identificação do procurador, bem como poderá solicitar o recebimento prévio destes documentos, os quais podem ser protocolados de forma digital pelos sócios e apresentados até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, caso não enviados previamente.

 

• • A sociedade deverá enviar via e-mail para os sócios a lista detalhada de documentos exigidos (Procuração, CPF, RG etc.) para a admissão dos sócios ou de seus representantes na assembleia.

• • Entre a sociedade e os sócios, a comunicação para protocolo e admissão de sócios ou representantes, poderá ser realizada por e-mail já conhecido por ambos.

 

7. Do Sistema: O sistema eletrônico tecnológico adotado pela sociedade para realização da reunião ou assembleia digital garantirá i) a transparência, confiabilidade e segurança do conclave, ii) o registro de presença dos sócios, iii) o direito de participação do sócio à distância, iv) o direito de voto do sócio à distância de forma registrada, v) a visualização de documentos durante o conclave, vi) os que compõem a mesa da reunião ou assembleia digital poderem receber manifestações dos sócios por escrito de forma digital on-line vii) a gravação integral do conclave que ficará arquivada na sede da sociedade e na rede mundial de computadores sob domínio da sociedade, viii) a participação de administradores, pessoas autorizadas pelos sócios a participar do conclave e pessoas cuja participação seja obrigatória.

 

8. Da Possibilidade Do Voto a Distância: A sociedade poderá escolher a forma mais conveniente para a votação a distância, que poderá ser por meio de manifestação de vontade quando o sócio estiver presente na sala virtual ou por meio de boletim de voto.

 

9. Da Possibilidade do Boletim de Voto: A sociedade poderá disponibilizar, por meio de link para download, um boletim de voto para votação antecipada a distância. Este boletim será passível de impressão e preenchimento manual, contendo a descrição das propostas da reunião.

 

• • Caso a sociedade opte pela disponibilização do boletim de voto a distância, este poderá ser enviado ao sócio na data da publicação da primeira convocação para a reunião ou assembleia digital a que se refere, e deverá ser devolvido à sociedade com no mínimo 5 (cinco) dias de antecedência da data de realização do conclave.

• • O boletim de voto a distância deverá ser apresentado de forma clara, objetiva e sem indução a erros aos sócios, contendo todas as matérias a serem deliberadas em formato de proposta, indicando o autor da proposta, de maneira que os sócios possam votar abstendo-se, reprovando ou aprovando a proposta (Anexo III – Modelo de Boletim de Voto a Distância).

• • O boletim de voto a distância apresentará aos sócios i) todas as matérias a serem deliberadas, conforme constar da ordem do dia da reunião ou assembleia digital a que se refere; ii) todas as orientações necessárias para o envio do boletim de voto a distância pelos sócios à sociedade após sua votação e digitalização quando necessária; iii) todos os documentos digitalizados que devem acompanhar o boletim de voto a distância para verificação da identidade do sócio, bem como de eventual representação; iv) todas as orientações sobre as formalidades necessárias para que o voto seja considerado válido após recebimento do boletim de voto a distância pela sociedade.

• • A sociedade, em até 2 (dois) dias do recebimento do boletim de voto a distância, deve comunicar i) o recebimento do boletim de voto a distância e que eventuais documentos que o acompanham são suficientes para computar e considerar válido o voto do sócio; ii) a necessidade de retificação ou reenvio do boletim de voto a distância ou dos documentos que o acompanham, descrevendo os procedimentos e prazos necessários à regularização.

• • Para todos os fins, fica estipulado que o sócio pode retificar ou reenviar o boletim de voto a distância, bem como os documentos que o acompanhar, desde que observado o prazo previsto de no mínimo 5 (cinco) dias antes da data de realização do conclave.

 

10. Da Presença: Para todos os efeitos legais, considera-se presente na reunião ou assembleia digital o sócio cujo boletim de voto a distância tenha sido considerado válido pela sociedade ou que, pessoalmente ou por meio de representante, registre sua presença no sistema eletrônico de participação da assembleia a distância.

 

11. Do Estabelecimento: Para todos os fins legais, as reuniões e assembleias digitais por videoconferência serão consideradas como realizadas na sede da sociedade.

 

12. Da Empresa Especializada: A sociedade poderá contratar empresa ou prestador de serviços terceirizado, em seu nome e responsabilidade para efetuar gravação integral da reunião ou assembleia digital bem como arquivar, manter, organizar e administrar todas as informações digitais por prazo mínimo determinado nas normas do contrato, estatuto social ou regimento interno da sociedade.

 

13. Da Ata de Reunião: Para fins de registro, a cópia ou certidão da ata da reunião ou assembleia digital deverá preencher os mesmos requisitos legais constantes para as presenciais.

 

• • Na ata da reunião ou assembleia digital a distância deverá constar a informação de que ela foi digital, informando a forma pela qual foram permitidas a participação e a votação a distância dos sócios (Anexo IV – Modelo de Ata de Assembleia).

• • Na ata de reunião ou assembleia digital a distância deverá constar as assinaturas dos membros da mesa, que deverão ser feitas com certificado digital emitido por entidade credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira – ICP-Brasil ou qualquer outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica.

• • A ata de reunião ou assembleia digital a distância será disponibilizada para impressão, de forma legível e a qualquer momento, por quaisquer sócios, através da rede mundial de computadores sob domínio da sociedade ou enviada por e-mail para a totalidade de sócios, incluindo aqueles que não participaram do conclave.

• • A ata de reunião ou assembleia digital a distância deverá constar declaração expressa que o presidente e secretário de mesa atenderam todos os requisitos para a realização da reunião ou assembleia a distância, especialmente os previstos nas normas do contrato, estatuto social ou regimento interno da sociedade.
  • Após a realização do conclave a ata de reunião ou assembleia digital a distância, deverá ser protocolada no Registro Público de Empresas Mercantis ou Cartório de Notas para averbação e posterior arquivamento.

 

ANEXO I – Modelo de Convocação por E-mail

 

Comunicado sobre Convocações de Reuniões e Assembleias por E-mail

 

Caros Sócios da __________________________, empresa de responsabilidade limitada, inscrita na JUCESP sob o número _____________ e de CNPJ nº __________________, informamos que, por expressa autorização contida no Contrato Social e no Acordo de Quotistas, especificamente nas cláusulas _________ e _______, as convocações para realização de Reuniões e Assembleias poderão ser efetivadas por e-mail, motivo pelo qual solicitamos que todos os sócios cadastrem como endereço confiável em suas respectivas caixas postais eletrônicas o seguinte e-mail: convocacoes@novaempresa.com.br, de forma a evitar que as comunicações enviadas sejam direcionadas para a caixa de spam.

 

Adicionalmente, nos termos das cláusulas ____ do Contrato Social e no Acordo de Quotistas compete aos sócios manterem atualizados seus respectivos cadastros, incluindo endereço de e-mail, devendo comunicar qualquer alteração por meio do e-mail convocacoes@novaempresa.com.br, certificando-se de confirmar o recebimento e a efetiva atualização de seus dados cadastrais.

 

As convocações e comunicados enviados aos e-mails cadastrados pelos sócios serão consideradas recebidas, sendo de responsabilidade de cada sócio as providências acima mencionadas, sob pena de não poderem arguirem desconhecimento do teor dos comunicados e convocações, bem como nulidade dos atos realizados sem sua presença.

 

São Paulo, _____ de ________ de 202X

 

 

Nova Empresa

Diretores

 

 

ANEXO II – Modelo Corpo de E-mail

 

E-mail de Convocação da [Reunião ou Assembleia (Geral, Ordinária, Extraordinária)]

 

Empresa [XXXXXX]

CNPJ [99.999.999/0009-99]

 

ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA

 

Caros Sócios da [Empresa XXXXXX],

 

Na qualidade de Administrador convoco todos os sócios, para participarem da [Assembleia Geral Extraordinária A Distância] [Assembleia Geral Ordinária A Distância] [Reunião A Distância] no dia 99/99/9999 por videoconferência através da plataforma [ZOOM, Google Meets, Cisco Webex, Microsoft Teams], que será realizada em primeira chamada às 99h99 min, e às 99h99 min em segunda chamada, com quórum [xx] para tratar das seguintes matérias da ordem do dia

 

Ordem do dia:

 

1. Aprovação da Proposta [XXXXXX]

 

Justificativa: Se houver uma justificativa [XXX XXXXX XXXXXXXXX XXXXXX XXXXX XXXXXX XXXXXX XXXX XXXXX]

 

2. Orçamento para o exercício [XXXXXX]
3. Apresentação dos principais indicadores [XXXXXX]
4. Prestação de contas e investimentos realizados [XXXXXX]
5. Assuntos gerais de interesse da sociedade, sendo:
   1. Assunto 1 [XXXXXX]
   2. Assunto 2 [XXXXXX]
   3. Assunto 3 [XXXXXX]

 

Orientações:

 

1. Para participar da videoconferência sigam as instruções abaixo:
2. acesse o link: https://www. [XXXXXX]
3. Informe a senha: 99aaFF88

 

IMPORTANTE: A empresa de forma alguma será responsabilizada por problemas técnicos nos equipamentos utilizados pelos sócios, bem como pelas possíveis falhas de conexão à Internet ou ainda por qualquer outra situação que esteja fora do controle da administração da empresa e que impeça a participação do sócio na reunião ou assembleia.

 

2. Os documentos exigidos para admissão de sócios ou seus representantes nas reuniões ou assembleias são os seguintes:

 

• RG;
• CPF;
• Procuração caso se faça representado por procuração, devendo constar do documento poderes específicos para participar e votar na assembleia de sócios da empresa.

 

Tais documentos poderão ser protocolados de forma digital pelos sócios e apresentados para a sociedade até 30 (trinta) minutos antes do horário estipulado para a abertura dos trabalhos, caso não enviados à sociedade previamente pelo e-mail oficial da sociedade (convocacoes@novaempresa.com.br), de conhecimento de todos os sócios.

 

3. Para saber mais sobre todos os itens da ordem do dia consulte os documentos em anexo a esse e-mail ou acesse o link (_________________________) para fazer o download dos arquivos. (Devem ser enviados aos sócios todos os documentos necessários para terem conhecimento da matéria a ser deliberada, incluindo aqueles que não possuem direito à voto. Tais documentos podem ser enviados anexos ao e-mail de convocação ou ser fornecido link ou QR Code para download dos documentos).

 

4. Para saber mais sobre a utilização do boletim de voto a distância consulte os documentos em anexo a esse e-mail ou acesse o link (_________________________) para fazer o download das instruções. (Esse item se aplica apenas para os casos que a empresa opte por fornecer boletim de voto à distância. Caso positivo o boletim e as instruções devem ser enviados aos sócios com poder de voto. Tais documentos podem ser enviados anexos ao e-mail de convocação ou ser fornecido link ou QR Code para download dos documentos).

 

São Paulo, _____ de ________ de 20XX

Diretor [Executivo ou Financeiro]
[Assinatura Eletrônica]

  

  

ANEXO III – Modelo Boletim de Voto a Distância

 

BOLETIM DE VOTO A DISTÂNCIA

ASSEMBLEIA GERAL EXTRAORDINÁRIA A DISTÂNCIA [VIRTUAL]

EMPRESA [XXXXXX]

CNPJ [99.999.999/9999-99]

 

Nome do Sócio [Representante]: ____________________________

Identificação [RG | CPF]: __________________________________

 

Data da Assembleia: 99/99/9999	Boletim De Voto A Distância Até: 99/99/9999
ORDEM DO DIA	VOTO
	A Favor	Contra
Proposta 1 – Referente a XXXXX
Proposta 2 – Referente a XXXXX
Proposta 3 – Referente a XXXXX

 

Justificativa:

 

1. Em caso de dúvidas de como funciona o boletim de voto a distância, verifique o arquivo anexo ou acesse o link (_________________________) para fazer o download das instruções.

(O documento pode ser enviado por e-mail ou disponibilizado para download por meio de link da internet)

 

2. Para saber mais sobre a ordem do dia, confira os arquivos enviados anexos ao e-mail de convocação ou por meio do link contido no e-mail de convocação.

 

Ass.: ________________________

[Nome Sócio]

 

 

ANEXO IV – Modelo Ata de Assembleia

ATA DE ASSEMBLEIA DE REUNIÃO ENTRE SÓCIOS DE SOCIEDADE LIMITADA

SOCIEDADE LIMITADA: ……….
RAZÃO SOCIAL: ……….
CNPJ: ……….

DA DATA, DA HORA E DO LOCAL

Em ………. (data), às ………. horas, na empresa ………. (nome da empresa), com sede na Rua ………., nº ………., bairro ………., Cidade ………., cep ………., no Estado ……

 

DA PRESENÇA

Foi realizada Assembleia de Reunião entre Sócios desta Sociedade Limitada, a qual compareceram os seguintes sócios: ………. (mencionar os nomes dos sócios presentes em Assembleia), (Nacionalidade), (Estado Civil), (Profissão), Carteira de Identidade nº ………., C.P.F. nº ………., residente e domiciliado na Rua ………., nº ………., bairro ………., Cep ………., Cidade ………., no Estado ………., que integralizam conjuntamente ……….% do capital social da sociedade limitada. Portanto, foi alcançado quórum para se efetivar esta Assembleia.

DA COMPOSIÇÃO DA MESA

Presidiram esta Assembleia o PRESIDENTE ………. (Nacionalidade), (Estado Civil), (Profissão), Carteira de Identidade nº ………., C.P.F. nº ………., residente e domiciliado na Rua ………., nº ………., bairro ………., Cep ………., Cidade ………., no Estado ………. e o SECRETÁRIO ………. (Nacionalidade), (Estado Civil), (Profissão), Carteira de Identidade nº ………., C.P.F. nº ………., residente e domiciliado na Rua ………., nº ………., bairro ………., Cep ………., Cidade ………., no Estado ………..

 

DO EDITAL

Os editais de convocação foram enviados por e-mail da sociedade e encaminhado para o endereço de e-mail cadastrado dos sócios nos dias ……….

 

DA ORDEM DO DIA

Esta reunião teve como ordem do dia realizar [xxxx]

 

DAS DELIBERAÇÕES

Iniciada a reunião, o PRESIDENTE fez a leitura dos documentos mencionados na ordem do dia, que foram colocados à disposição de todos os sócios, a partir do dia [xxx], no site [xxxxx] conforme comprovante de entrega dos e-mails (doc. 1). Efetivadas a discussão e a votação, foram aprovados, os documentos em tela, sem reservas ou restrições.

 

DO ENCERRAMENTO E APROVAÇÃO DA ATA

Por fim, a palavra foi concedida àquele que dela quisesse fazer uso para discorrer sobre os assuntos de interesse social. Não existindo manifestações, o PRESIDENTE encerrou a Assembleia. O SECRETÁRIO lavrou a presente ata e executou a sua leitura, que em seguida foi assinada pelos sócios presentes, pelo SECRETÁRIO e pelo PRESIDENTE.

Conforme previsto no acordo de sócios, todos os requisitos para a realização da [REUNIÃO OU ASSEMBLEIA] a distância foram atendidos na integralidade e nada mais havendo a ser tratado, foi dado como encerrada a [REUNIÃO OU ASSEMBLEIA].

Local e data:

(Nome e assinatura do Presidente)

(Nome e assinatura do Secretário)

(Nome e assinatura dos Sócios da Sociedade Limitada)

 

Professor Fabio Silva

https://linktr.ee/Prof.Fabio

 

Ana Lisbôa

https://www.linkedin.com/in/ana-lisb%C3%B4a-521a2876/

 

Devanir Grazino

https://www.linkedin.com/in/grazino-devanir